7 chiến lược nâng cao hiệu suất làm việc
Qua một quá trình tìm hiểu, tôi nhận ra rằng để gia tăng, nâng cao hiệu suất công việc, có 4 thành tố mà chúng ta cần phải cải thiện, bao gồm:
- Năng lượng
- Sự tập trung
- Thời gian
- Phương pháp lao động
Thiếu mất đi một trong 4 điều này thì hiệu suất của chúng ta sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.
- Bạn có thể lên lịch làm việc rất chi tiết, nhưng nếu bạn không đủ năng lượng và sự tập trung để hoàn thành công việc trong khoảng thời gian mình định ra thì hiệu suất của bạn không thể cao được
- Hoặc bạn có thể có năng lượng rất dồi dào, nhưng do không biết sắp xếp công việc của mình cũng như thiếu đi sự tập trung, bạn thậm chí sẽ bị rơi vào trường hợp tỏa năng lượng đi khắp nơi mà chẳng thu lại được lợi lộc gì
- Hoặc cũng có thể bạn có khả năng tập trung vào một việc rất tốt, nhưng bạn không thể duy trì lâu dài được bởi vì thiếu đi nguồn năng lượng cần thiết cho điều đó
- Bạn quản lý thời gian, sự tập trung và năng lượng rất tốt, nhưng nếu bạn không quan tâm đến cải tiến cách làm cùng một việc trong khoảng thời gian thì điều đó cũng làm hạn chế hiệu suất/công việc của bạn
Chính vì vậy gia tăng hiệu suất đồng nghĩa với việc quản lý thật tốt cả 4 thành tố trên. Thiếu vắng một trong số chúng đều sẽ có sự tác động rất lớn đến hiệu suất của bạn.
Ở bài này, tôi sẽ dành thời gian để nói về thành tố đầu tiên – SƯ TẬP TRUNG.
Ở các bài sau tôi sẽ chia sẻ cụ thể hơn về Thời Gian và Sự Tập Trung
Trong kỉ nguyên số ngày nay, có một sự thật là mọi thứ xung quanh bạn chúng đều được thiết kế để thu hút sự chú ý của bạn. Facebook muốn bạn chú ý đến tình trạng của bạn bè xung quanh bạn. Smartphone muốn bạn chú ý đến mọi thông báo hiển thị trên màn hình. Các mẫu quảng cáo luôn muốn mời gọi bạn mua sản phẩm. Các trang mạng tin tức luôn giật các tít thật sốc để bạn click vào đọc. Dường như mọi thứ đang chống lại sự tập trung cho công việc của bạn.
Tôi xin chia sẻ tới các bạn 7 Chiến lược nâng cao hiệu suất làm việc, tập trung mà tôi đã trải nghiệm trong suốt 3 năm qua.
CL1: CHỌN RA 3 VIỆC QUAN TRỌNG NHẤT
Phương pháp này cực kì đơn giản, đó là: mỗi sáng thức dậy hoặc trước khi đi ngủ của tối ngày hôm trước, chọn ra 3 việc quan trọng nhất mà bạn muốn hoàn thành trong ngày và tập trung vào việc hoàn thành 3 việc này trước khi thực hiện những việc khác.
Chiến lược này mạng lại cho bạn tập trung đơn giản là vì nó khiến chúng ta tập trung vào những gì quan trọng nhất, hoàn thành chúng trước khi chúng ta làm những việc khác.
CL2: CHỈ TẬP TRUNG VÀO 1 VIỆC TẠI 1 THỜI ĐIỂM
Ngày trước, tôi được nghe câu chuyện kể về khả năng siêu việt của Napoleon, chuyện kể rằng, ông có 6 người trợ lý và một mình ông ngồi có thể phân việc cho 6 trợ lý của mình một cách liên tục, đọc các bảng tính cho cả 6 trợ lý làm luôn tay, người thứ nhất vừa xong tính toán xong cũng là lúc ông giao việc xong cho người thứ 6.
Lúc đó, tôi rất ngưỡng mộ một con người như vậy, Và luôn đặt câu hỏi cho mình: “Làm sao để có thể làm việc đa nhiệm (multi-task) như ông?”. Mặc dù đã cố thử rất nhiều lần những đều thất bại. Sau này, được chia sẻ và đọc sách mới biết 1 điều, chúng ta nên chỉ tập trung vào 1 việc duy nhất tại 1 thời điểm mà thôi. Nếu làm nhiều việc cùng một lúc, kết quả nhận được là chẳng việc nào ra hồn cả.
CL3: PHƯƠNG PHÁP POMODORO VÀ NHỊP ĐIỆU ULTRADIAN
Đây là phương pháp được nhắc rất nhiều trong các bài viết về hiệu suất làm việc. Về mặt cơ bản, rất đơn giản, chúng ta chỉ cần làm những việc sau:
- Bạn chọn một công việc muốn hoàn thành
- Đặt báo thức 25 phút
- Tập trung hết sức để hoàn thành việc đó trong 25 phút mà không bị gián đoạn
- Hết 25 phút, nghỉ 5 phút
- Tiếp tục vòng lặp như vậy cho đến khi hoàn thành công việc
- Mỗi 4 Pomodoro (25 x 4 = 100 phút) thì bạn nghỉ dài khoảng 20-30 phút
Lý do mà khiến Pomodoro hiệu quả đó là do phương thức làm việc làm-nghỉ-làm của nó. Một nghiên cứu chỉ ra rằng, phương pháp này giúp tập trung hiệu quả hơn 16% hơn với làm việc liên tục. Đồng thời, quá trình nghỉ dài của Pomodoro cũng rất phù hợp với nhịp điệu sóng não của con người (Ultradian). Tức là quãng thời gian làm việc hiệu quả kéo dài (90-100 phút), sau đó là một đợt nghỉ giải lao ngắn (15-30 phút) thì có sự đồng bộ với chu kỳ năng lượng tự nhiên của con người, và nhờ đó cho phép chúng ta duy trì một mức độ tập trung và mức độ năng lượng cao xuyên suốt cả ngày.
Phương pháp này cực kì hiệu quả nếu các bạn áp dụng kết hợp với chiến lược 1 và 2 ở trên.
CL4: XÁC ĐỊNH VÀ LOẠI BỎ NHỮNG NGUỒN LÀM MÌNH MẤT TẬP TRUNG
Như tôi đã nói ở trên, thế giới này đang cố gắng tìm cách thu hút sự tập trung của bạn bằng cách làm cho bạn bị xao nhãng. Vậy thì cách tốt nhất để không bị xao nhãng đó là ngăn ngừa trước khi điều đó xảy ra. Sau đây là một số cách mà tôi đã áp dụng:
- Tắt điện thoại, hoặc để trong cặp, hoặc để chế độ “do not disturb” (không làm phiền/im lặng) khi bạn đang làm một việc gì đó.
- Kiểm tra email theo đợt. Nghĩa là bạn quy định số lần và thời gian mà bạn kiểm tra email trong ngày. Và bạn xử lý chúng theo từng đợt như vậy. Trong trường hợp của tôi là 3 đợt: 8h sáng, 11h30 trưa và 5h giờ chiều.
- Inbox Zero. Mỗi ngày tôi đều cố gắng xử lý hộp mail của mình để nó luôn trở về 0. Điều này đảm bảo rằng tôi sẽ không phải suy nghĩ về email tồn đọng trong khi tôi đang xử lý các công việc khác.
CL5: VIẾT VIỆC MÌNH ĐANG SAO LÃNG RA VÀ QUAY LẠI CÔNG VIỆC CẦN TẬP TRUNG NGAY LẬP TỨC
Đây là phương pháp giúp lấy lại sự tập trung khi lúc não bộ của bạn bị xao nhãng đi một việc khác. Giả sử bạn đang tập trung vào một công việc nào đó, rồi bỗng nhiên não bộ bất chợt nảy sinh một luồng suy nghĩ nào đó, và chỉ một vài phút sau thì bạn đã bị nó dẫn dắt đến một nơi mà bạn không mong muốn. Bạn bất chợt giật mình và quay lại với công việc của mình, nhưng phải mất một lúc lâu sau bạn mới có thể lấy lại được sự tập trung như ban đầu.
Khi bạn viết ra là lúc bạn lấy lại vị thế làm chủ suy nghĩ của mình, ngay lúc ấy, hãy quay lại công việc cần tập trung ngay lập tức.
Bạn có thể viết: “Mình đang làm việc A thì có việc B xen ngang suy nghĩ của mình, bây giờ mình cần quay trở lại việc A ngay lập tức thôi“
Đây là hành động rất nhỏ nhưng lại mang hiệu quả rất lớn đấy các bạn ạ. Try it!
CL6: SỬ DỤNG 2 CÂU HỎI ĐỊNH HƯỚNG TƯ DUY
Một cách khác, giúp bạn xử lý tình trạng xao nhãng tâm trí đó là sử dụng 2 câu hỏi:
- Mình đang ở trạng thái cảm xúc gì ấy nhỉ?
- Mình đang làm gì ý nhỉ?
Giả sử bạn đang mải lướt facebok hoặc bị thu hút bởi liên tục vài video trên Youtube, quên mất công việc cần phải. Nếu bạn tự hỏi mình “Mình đang làm gì ý nhỉ?”. Tự nhiên bạn bừng tỉnh và sẽ nhớ ra công việc bạn cần hoàn thành. Hãy sử dụng 2 câu hỏi này, cứ cách 5-10 phút hỏi chính mình.
Nếu có bị mất tập trung, bạn sẽ chỉ mất 5-10p xao nhãng, chứ không phải là 1-2h lướt fb mà không hay thời gian đang trôi nữa.
CL7: THIỀN
Đây là phương pháp cuối cùng và khó luyện tập nhất, nhưng nó sẽ mang lại cho bạn lợi ích lâu dài nhất. Bởi vì căn bản của thiền đó là sự quan sát hơi thở và quan sát suy nghĩ của mình. Giúp mình nhận thức được mình đang làm gì, đang nghĩ gì và có khả năng điều khiển hành động của mình. Viết về thiền thì một bài viết là không đủ. Vì vậy, nếu bạn muốn luyện tập chính xác và hiệu quả, hãy tìm đến một người thầy đủ kiến thức và hướng dẫn bạn
Trên đây là đúc kết của tôi trong thời gian học và làm việc. Nếu các bạn thấy hữu ích hãy chia sẻ cho đồng nghiệp và bạn bè của mình cùng tăng hiệu suất làm việc nên nhé.
Đừng quên đón xem phần 2 và phần 3 nhé các bạn.
Nguồn Phạm Văn Chắc ™
Tín – Tâm – Trí – Tốc – Tinh – Nhân.
Quét mã QR để đọc bài viết này để xem tiếp trên điện thoại
